手紙とメール

ビジネスまたは専門家の手紙に対処する方法

ホームオフィスでメールを開く男

••• ヒルストリートスタジオ/ゲッティイメージズ



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テキストメッセージとダイレクトメッセージのこの時代では、正式な手紙を書くことについて学校で学んだすべてを思い出すのが難しい場合があります。あなたは何年もあなたのキャリアに行くかもしれません プロ並みのメール 。ただし、就職活動、キャリアネットワーキング、またはその他のビジネス関連の通信を送信する場合は、プロの手紙を書くことが重要なスキルです。

就職活動に関しては、プロに見えるためにあらゆる手段を講じる必要があります。採用担当マネージャーに印象を与え、競合他社との差別化を図ろうとしているときは、カジュアルではうまくいきません。潜在的な雇用主が最初に目にするのは、手紙の宛名の仕方です。したがって、手紙の宛名の適切な規則に従うか、 プロの通信 キャリア関連およびビジネスコミュニケーションに不可欠です。

何よりもまず、雇用やビジネスの目的で手紙を書いたり、メールメッセージを送信したりするときは、非常によく知っている場合を除いて、手紙を書いている個人に宛てたときに正式な言葉を使用することが重要です。

正式な住所またはカジュアルな(名)形式の住所を使用する必要があるかどうかわからない場合は、プロ意識の側で誤りを犯し、正式な指定を使用してください。

手紙の宛名を書く方法:Mr.、Dr.、Ms。、またはMrs.

男性に手紙を書くときに使用する適切な肩書きはMr.です。女性の場合は、受取人の結婚歴がわかっている場合でも、Ms。を使用してください。さんはより専門的です ミスまたはミセス 、古くなっているように見える場合があります。

医師または博士号を取得している人の場合は、博士号を肩書きとして使用してください。または、大学や大学の教職員に手紙を書いている場合は、Professorを使用することもできます。

話している相手の性同一性がわからない場合は、性別に依存しない挨拶を使用し、名前と名前を含めてください(例:「DearTristanDolan」)。

手紙の挨拶の例

多くの手紙の敬礼は、次のようなビジネスおよび雇用関連の通信に適しています。

  • スミス様
  • 親愛なるマーカムさん
  • 親愛なるKileyDoe
  • 親愛なるヘブン博士
  • 親愛なるジョーンズ教授

コロンまたはコンマで挨拶の後に続き、改行を使用して、手紙の最初の段落を開始します。例えば:

スミス様:

手紙の最初の段落。

担当者を探す

担当者を探すイラスト

AlisonCzinkotaÂTheBalance2018

相手の名前を知っている必要はありませんが、害はありません。実際、就職の面接を採点しようとしている場合は特に、ポジティブな印象を与えることができます。特に大規模な求人検索サイトでは、雇用主が求人広告で連絡先の名前を提供できないことが多いため、名前の使用は難しい場合があります。

試してみる価値があります 担当者を探す その人の名前を見つけるために時間をかけることは個人的なイニシアチブを示すからです。それはまたあなたの履歴書が見直されているときにあなたのためによく話すであろう細部への注意を示しています。

会社の連絡先の名前を見つける最良の方法は、尋ねることです。あるポジションへの道をネットワークでつなぐ場合は、そのポジションについて話すのに最適な人の名前と電子メールアドレスをネットワークの連絡先に尋ねてください。それ以外の場合は、会社の本番に電話し、採用担当の人事部長(またはそのような部門の責任者など)の名前と連絡先を受付係に尋ねてください。

これらの方法のどちらも機能しない場合は、インターネットで少し調べて、探している情報を見つけることができます。会社のウェブサイトから始めて、リストされた人員を探してください。人事ページまたは会社のディレクトリに人事担当者が表示されることがよくあります。

それでも結果が得られない場合は、LinkedInにアクセスして、役職と会社名を高度に検索します。その過程で、あなたは別のものを見つけるかもしれません あなたが探している人とのつながり 。人間に履歴書を見てもらうことを試みているとき、それは決して悪いことではありません。

担当者とのサンプルレター

名前苗字
あなたの住所
あなたの市、州の郵便番号
あなたの電話番号
あなたのEメール

日にち

連絡先
タイトル
会社名
住所
市、州の郵便番号

親愛なるMr./Ms。苗字、

私はあなたの大学の今後の学生キャリアネットワーキングイベントについて書いています。 2人の新しいデザイナーを募集しているので、ブースの予約に興味があります。

私たちの会社の名前はBlueFox Designsです。今年卒業する、デザインとアートの学生の何人かと連絡を取りたいと思います。私たちは現代的な家のインテリアデザインと装飾に焦点を当てています。

イベントに余裕があれば教えてください。 myname@anemail.comにメールを送るか、携帯電話555-555-5555に電話してください。

心から、

サイン (ハードコピーレターの場合)

入力した名前

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担当者がいない場合

会社に連絡担当者がいない場合は、カバーレターから敬意を表して最初の段落から始めるか、 一般的な敬礼 。例えば:

  • ご担当者様
  • 親愛なる採用マネージャー
  • 親愛なる人事マネージャー
  • 親愛なるサーまたはマダム( これを使用することに注意してください、それは時代遅れに聞こえるかもしれません )。

次のように、コロンを使用して一般的な敬礼に従います。

親愛なる採用マネージャー:

手紙の最初の段落。

担当者なしのサンプルレター

名前苗字
あなたの住所
あなたの市、州の郵便番号
あなたの電話番号
あなたのEメール

日にち

親愛なる採用マネージャー:

WoodlynnPublishingでの求人の可能性についてお問い合わせするために書いています。具体的には、管理アシスタントとしてのポジションを探しています。ノースグローブのウェッジウッドリアルティで管理アシスタントとして6年の経験がありますが、来月あなたの地域に引っ越す予定なので、新しいポジションを探しています。

機会がありましたらお知らせください。履歴書を添付しました。私の現在のマネージャーであるジョン・アンダーソンと2人の同僚は、私の資格を証明するための参考資料を提供してくれます。

myname@myemail.comまたは電話555-555-5555で私に連絡することができます。あなたからの便りを楽しみにしています。

心から、

サイン (ハードコピーレターの場合)

入力した名前

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封筒に対処する方法

郵送されるすべての通信には、ビジネスサイズ(#10)の封筒を使用し、手紙を3分の1に折ります。

  • 差出人住所( 名前、住所、市区町村、都道府県、および郵便番号 )は封筒の左上にあるはずです。
  • 受信者の名前と住所を確認します( 担当者、会社、住所、市、州、および郵便番号 )は封筒の中央に配置されます。
  • 封筒の右上に切手を貼ってください。

プロフェッショナルなコミュニケーションスキル

適切に対処する ビジネスまたはプロの手紙 仕事を探すときにだけ必要なスキルではありません。就職したら、必要な手紙を書く必要がある場合があります 正式な住所と敬礼